ผู้นำกับการนำประชุม
การประชุมคือ การที่บุคคลจำนวนหนึ่งมาร่วมกันปรึกษาหารือแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ความคิดความรู้ และประสบการณ์ต่างๆตามหัวข้อที่กำหนดอย่างมีระเบียบ ตามสถานที่และเวลาที่กำหนด
ในการทำงานร่วมกันที่ดีจำเป็นต้องมีการปรึกษาหารือกันระหว่างผู้ร่วมงาน และการปรึกษาหารือกันในหมู่ผู้ร่วมงานที่เป็นระบบที่สุดก็คือการประชุม การประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพของการทำงานเป็นหมู่คณะ เป็นการให้ข้อมูลข่าวสารแก่กัน การนำเสนอความคิดใหม่ๆ การระดมสมอง การอภิปรายเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ การค้นหาคำตอบ การประสานงานของฝ่ายต่างๆ
ในการประชุมทุกการประชุมจำเป็นต้องมีบุคคลหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้นำในการประชุม เพื่อทำหน้าที่ตั้งแต่เรียกประชุมจัดเตรียมการประชุมไปจนถึงควบคุมการประชุมให้ดำเนินไปจนบรรลุวัตถุประสงค์
ชีวิตในการทำงานเป็นหมู่คณะไม่สามารถปราศจากการประชุมได้ แต่ชีวิตการทำงานที่เต็มไปด้วยการประชุมที่ไร้คุณภาพก็ไม่มีใครทนได้เช่นกัน ผู้นำจึงควรมีความสามารถในการจัดการประชุม และนำการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ของการประชุม
เราสามารถจัดการประชุมเพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ ได้แก่
1. เพื่อบอกกล่าว หรือให้ข้อมูลข่าวสาร
2. เพื่อสร้างมิตรภาพระหว่างกัน
3. เพื่อระดมสมอง
4. เพื่อหาข้อตกลง
5. เพื่อแก้ปัญหา
6. เพื่อตัดสินใจ
7. เพื่อสอนและอบรม
8. เพื่อวางแผน
9. เพื่อจูงใจในการทำงาน
10. เพื่อประเมินผล
11. เพื่อให้รางวัล
ควรจัดการประชุมเมื่อใด
ควรจัดการประชุมเมื่อ...
1. เมื่อมีปัญหาที่จำเป็นต้องแก้ไขร่วมกัน
2. เมือมีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย เป้าหมาย วิธีการ ขั้นตอน และกระบวนการทำงาน
3. เมื่อต้องการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้ร่วมงาน หรือมีการระดมสมองร่วมกัน
4. เมื่อมีการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องและกระทบกระเทือนต่อผู้ร่วมงาน และหน่วยงาน
5. เมื่อต้องการคุณภาพในการตัดสินใจ และจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องการความคิดเห็นจากบุคคล
หลายๆฝ่าย
6. เมื่อผู้ปฏิบัติงานดำเนินการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากการทำงานร่วมกัน
7. เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนทัศนคติและความคิดเห็นของผู้ร่วมงาน
ไม่ควรจัดการประชุมเมื่อ...
- เมื่อไม่มีเหตุผลพอ หรือไม่สำคัญพอที่จะต้องประชุม เป็นแต่เรื่องเล็กๆน้อยๆ ที่ให้ผู้นำตัดสินใจได้เองเลย
- บุคคลที่ควรเข้าร่วมประชุมไม่สามารถเข้าประชุมได้ ขาดประชุมมากเกินไป
- เวลาประชุมมีไม่มากพอที่จะแสดงความคิดเห็น
- การเตรียมการสำหรับการประชุมไม่เพียงพอ ซึ่งประเมินได้ว่าถึงประชุมไปก็ไม่เกิดประโยชน์อะไร เช่น ไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะใช้ประชุม และไม่มีบุคคลที่จะให้ข้อมูลได้
- เมื่อมีวิธีการติดต่อสื่อสารวิธีอื่นที่ใช้ได้ผลดีกว่าหรือดีพอ โดยไม่ต้องเสียเวลามาประชุม เช่น ขอให้บุคคลที่เกี่ยวข้องให้ความเห็นมาเป็นเอกสาร หรือขอความเห็นทางโทรศัพท์ เป็นต้น วิธีนี้มักใช้ในกรณีเร่งด่วนไม่สามารถจัดประชุมได้ และผู้นำควรมีข้อเสนอเป็นตัวเลือกที่จำกัดให้บุคคลที่เกี่ยวข้องตัดสินใจเลือกได้เลย
องค์ประกอบในการประชุม
1. ผู้นำการประชุม หรือประธานในที่ประชุม
2. ผู้เข้าร่วมประชุม หรือสมาชิกในที่ประชุม
3. เนื้อหาสาระในการประชุม
4. ระเบียบวิธีการประชุม
5. สถานที่ประชุม
6. สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น เอกสารประกอบ กระดาน อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์
ขั้นตอนในการประชุม
ก.วางแผนการประชุม
ผู้นำการประชุมต้องวางแผนสำหรับการประชุมมาล่วงหน้า ในเรื่องว่า
- ต้องเชิญใครมาประชุมบ้าง และต้องให้เขาเตรียมตัวมาอย่างไรหรือไม่ ควรเลือกเชิญเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือมีสิทธิเข้าประชุมเท่านั้น นอกเสียจากว่าจะเป็นการประชุมที่เปิดกว้าง
- จะจัดการประชุมเมื่อไหร่ ที่ไหน เริ่มและเลิกเวลาใด จึงจะเหมาะสม
- มีหัวข้อหรือวาระในการประชุมเรื่องอะไรบ้าง มีเหตุผลสมควรที่จะจัดประชุมหรือไม่
- ต้องเตรียมสถานที่ประชุมอย่างไร
- ต้องเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมอย่างไรบ้าง เช่น ต้องเตรียมเอกสารการประชุมหรือไม่
- ใครจะเป็นผู้บันทึกการประชุม และผู้ที่จะอำนวยความสะดวกให้ที่ประชุม
ข. เชิญประชุม
1. เชิญประชุมโดยแจ้งล่วงหน้าให้นานพอที่ผู้ที่จะเข้าประชุมสามารถเตรียมจัดตารางเวลาได้ทัน
2. ในการแจ้งเชิญประชุม ควรใช้วิธีที่แน่ใจว่าผู้ที่จะเข้าประชุมได้รับรู้ข้อมูลอย่างทั่วถึงไม่ลืม และไม่น่าจะเข้าใจคลาดเคลื่อน อาจใช้วิธีใดวิธีหนึ่ง หรือหลายวิธีประกอบกัน ได้แก่ เขียนประกาศบนกระดาน ติดป้ายประกาศ กระจายเสียง ส่งจดหมาย โทรศัพท์ โทรสาร บอกกล่าวด้วยตัวเอง เป็นต้น ให้พิจารณาใช้ตามความเหมาะสมกับจำนวนของผู้ที่เราเชิญประชุม ความทั่วถึงของการรับรู้ และหากเป็นการประชุมลับก็ควรใช้การแจ้งเป็นการส่วนตัว
3. ในการแจ้งเชิญประชุม ควรให้ข้อมูลในการนัดประชุมอย่างชัดเจนเพียงพอแก่ผู้ที่จะเข้าประชุมว่า (1) เป็นการประชุมของใคร เช่น ประชุมพนักงาน ประชุมกรรมการบริหาร ประชุมหัวหน้าฝ่าย จะทำให้เขารู้ว่าจะมีใครมาประชุมบ้าง (2) วัน เวลา และสถานที่ประชุม เวลาเริ่มและเลิกประชุม (3) หัวข้อหรือวาระในการประชุม (4) สิ่งที่ผู้เข้าประชุมต้องเตรียมตัวมาด้วย ถ้ามี
4. เมื่อใกล้วันเวลาประชุม ก็แจ้งกำหนดการประชุมอีกครั้ง เพื่อกระตุ้นเตือนความจำ
ค .เตรียมการประชุม
1. เตรียมสถานที่ให้พร้อม เหมาะสมพอที่จะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น มีที่นั่งเพียงพอ หากต้องใช้โต๊ะก็ควรมีโต๊ะ อุณหภูมิห้องพอเหมาะ
2. เตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมตามความเหมาะสม เช่น เอกสารประกอบการประชุม
กระดาน อุปกรณ์ โสตทัศนูปกรณ์ ของว่าง เป็นต้น
3. เตรียมขั้นตอนวาระในการประชุมว่า จะต้องทำอะไรบ้าง อะไรก่อน อะไรหลัง ตั้งแต่เริ่มจนจบการประชุม
4. การกำหนดวาระการประชุม ควรคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆดังนี้
1) วาระการประชุมควรเหมาะสมกับเวลา หากวาระมาก หรือเป็นหัวข้อใหญ่ แต่เวลาประชุมน้อย การประชุมก็จะไม่ค่อยได้ผล
2) การประชุมที่มีความต่อเนื่องจากประชุมครั้งก่อน ควรมีการเริ่มด้วยการทบทวนรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว และพิจารณาเรื่องที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน เป็นการติดตามงานเดิมให้สำเร็จลุล่วงไป จากนั้นจึงค่อยพิจารณาวาระใหม่
3) หลังจากจบวาระที่กำหนดแล้ว ควรเพิ่มวาระอื่นๆเข้าไปด้วย เพื่อว่าหากผู้ร่วมประชุมมีข้อเสนอในเรื่องอื่นๆที่ไม่อยู่ในวาระที่กำหนดไว้ ก็จะใช้โอกาสนี้เสนอได้ ส่วนผู้นำจะให้ที่ประชุมพิจารณาเลยหรือจะนำไปใส่เป็นวาระการประชุมในคราวหน้าก็แล้วแต่ความเหมาะสม
5. ศึกษาเนื้อหาที่จะประชุมมาล่วงหน้า เพื่อจะสามารถดำเนินการประชุมได้อย่างมีทิศทาง มีประสิทธิ ภาพ และไม่เสียเวลา หากเห็นว่าควรมีการให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้เข้าประชุมเพื่อที่ประชุมจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น ก็ควรเตรียมข้อมูลมาให้พร้อม หรือเตรียมบุคคลผู้เกี่ยวข้อง/ผู้เชี่ยวชาญมาให้ข้อมูล หากเป็นเรื่องที่ซับซ้อน ตัดสินใจยาก ผู้นำก็อาจเตรียมทางเลือกต่างๆที่มีให้พร้อม รวมทั้งข้อดีข้อเสียของทางเลือกแต่ละอันมาล่วงหน้า และนำเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการประชุม
6. เตรียมคนที่จะทำหน้าที่บันทึกการประชุม หรือคนที่คอยอำนวยความสะดวกให้ที่ประชุม
7. หากจำเป็นควรมีการซักซ้อมการดำเนินการประชุม
ง. ดำเนินการประชุม
1. เริ่มการประชุม
- แจกเอกสารการประชุม (ถ้ามี)
- กล่าวทักทายผู้เข้าร่วมประชุมแจ้งและหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม หัวข้อหรือวาระการประชุม เวลาที่จะเลิกประชุม
- แจ้งเรื่องที่ผู้ร่วมประชุมควรทราบก่อนการประชุม เช่น อาจมีการแนะนำผู้ที่เข้าร่วมประชุม แจ้งข่าวสารสำคัญ แจ้งว่าหลังประชุมมีการรับประทานอาหารร่วมกัน เป็นตัน
- อธิบายบทบาทของผู้ร่วมประชุมว่าคาดหวังให้ผู้ร่วมประชุมทำอะไร เช่น ให้รับฟังเฉยๆ แสดงความคิดเห็น ร่วมตัดสินใจโดยการลงมติ จากนั้นก็เริ่มการประชุมไปตามวาระต่าง ๆ
2. การกระตุ้นให้เกิดความอยากมีส่วนร่วมในการประชุม
- ผู้นำอย่าพูดคนเดียว ให้ผู้ร่วมประชุมพูดด้วย สร้างบรรยากาศให้ทุกคนอยากมีส่วนร่วม
- ตั้งคำถามเปิดต่อที่ประชุมคือ คำถามที่ต้องมีคำตอบแบบอธิบายพอสมควรไม่ใช่เพียงแค่ใช่ ไม่ใช่
- เมื่อตั้งคำถามแล้ว หากที่ประชุมเงียบ อาจระบุชื่อบางคนให้ช่วยให้ความเห็น
- ขอให้ผู้ร่วมประชุม 1-2 คน นำข้อมูลพิเศษที่เกี่ยวข้องมาเสนอต่อที่ประชุม
- เพิ่มความหนักแน่นให้กับคำอภิปรายที่ตรงเป้าอยู่แล้ว ด้วยการยํ้าจุดประสงค์ของการประชุม
- เมื่อมีใครตั้งคำถาม อาจมีการส่งคำถามนั้นกลับไปยังผู้ร่วมประชุมให้ช่วยกันตอบ
3. การควบคุมการประชุม
- พยายามควบคุมการประชุมให้เริ่มและเลิกตามเวลาที่กำหนด
- อย่าให้ความสนใจต่อความคิดเห็นนอกหัวข้อการประชุม
- ตั้งคำถามที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่กำลังประชุมอยู่เท่านั้น
- ยํ้าประเด็นที่กำลังประชุมอยู่ เมื่อเห็นว่าการอภิปรายเริ่มออกนอกเป้า
- ในกรณีที่ผู้ใดผู้หนึ่งผูกขาดการพูด ควรขอให้เขาเปิดโอกาสให้ผู้อื่นพูดบ้าง
- ถามความเห็นที่ประชุมว่า ประเด็นที่กำลังหารืออยู่นั้นตรงตามเป้าที่กำหนดไว้ในระเบียบวาระการประชุมหรือไม่
4. ข้อแนะนำเพิ่มเติมในการดำเนินการประชุม
- ใช้อารมณ์ขันอย่างเหมาะสมในบางขณะ เพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง และไม่เครียด
- อย่าทำให้ใครเสียหน้า ในกรณีที่ผู้ร่วมประชุมคนใดคนหนึ่งมีพฤติกรรมที่เป็นปัญหาต่อการประชุม ควรคุยกับเขาเป็นส่วนตัวในช่วงพัก เพื่อขอความร่วมมือ
5. สรุปและบันทึกผลการประชุม
- สรุปการประชุม โดยดูจากบันทึกการประชุม ให้รายละเอียดพอสังเขป
- หากบันทึกการประชุมตรงไหนที่ผู้บันทึกไม่แน่ใจหรือไม่ชัดเจน ให้ถามกับที่ประชุมอีกครั้ง
- ยํ้าผลการประชุม โดยเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของการประชุมที่วางไว้แต่แรก
- เตือนความจำถึงสิ่งที่ต้องทำหลังการประชุมว่า ใครต้องไปทำอะไรบ้าง และต้องเสร็จเมื่อไหร่
- หากต้องมีการประชุมต่อในคราวหน้า ก็ควรนัดประชุมคราวหน้าด้วย
- ปิดการประชุม
6. สิ่งที่ต้องทำหลังการประชุม
- ตรวจบันทึกการประชุมว่าถูกต้องหรือไม่ ตรงไหนไม่ถูกก็แก้ไข เรียบเรียงภาษาให้ถูกต้องสละสลวย หากเป็นได้ก็ควรพิมพ์ให้เรียบร้อย เซ็นต์ชื่อกำกับว่าได้ตรวจสอบแล้ว เก็บรายงานการประชุมไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อการอ้างอิงในภายหลัง
- ติดตามผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามที่ประชุมกันไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น