ผู้นำกับการจัดลำดับความสำคัญ
การจัดลำดับความสำคัญนำไปสู่การบรรลุเป้าหมาย
การมีเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่ยังไม่พอ !
ความจริงข้อหนึ่งที่ผู้นำต้องตระหนักเพื่อจะสามารถบรรลุเป้าหมายก็คือ เราเป็นเพียงมนุษย์ธรรมดาที่มีข้อจำกัด ไม่ว่าจะเราจะเก่งกล้าสามารถสักเพียงใด เราก็มีข้อจำกัด ไม่ว่าจะเป็นการมีเวลาจำกัด มีกำลังเรี่ยวแรงจำกัด มีสติปัญญาจำกัด มีสมาธิจำกัด มีความสามารถจำกัด และมีเงินจำกัด ฯลฯ
ด้วยข้อจำกัดเหล่านี้เอง เราจึงไม่สามารถทำทุกอย่างที่อยากทำได้ หรือหากทำทุกอย่างที่อยากทำ ก็จะไม่มีอะไรดีเลิศสักอย่าง คนที่ตั้งเป้าหมาย แต่ไม่รู้จักจัดลำดับความสำคัญในชีวิตแล้วทุ่มเทไปในเรื่องที่สำคัญๆ มัวแต่ไปทำสิ่งสารพัดทุกอย่างจนเวลาไม่พอ กำลังไม่พอ และเงินไม่พอที่จะทำในสิ่งที่สำคัญที่สุด ในที่สุดก็จะไม่ประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย คนที่จะประสบความสำเร็จคือ คนที่รู้จักจัดลำดับความ สำคัญ และยอมทิ้งอย่างอื่นเพื่อให้เป้าหมายสำเร็จให้ได้
ฉะนั้น การที่คนเราจะทำอะไรให้สำเร็จได้อย่างแท้จริงจะต้องรู้จักจัดการสำดับความสำคัญเพื่อจะสามารถเอาชนะข้อจำกัดต่างๆ และบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ การจัดลำดับความสำคัญเป็นพื้นฐานการบริหารชีวิตที่มีประสิทธิภาพที่สุดอย่างหนึ่ง ผู้นำที่ประสบความสำเร็จจึงต้องรู้จักจัดลำดับความสำคัญในชีวิตให้ดี
การจัดลำดับความสำคัญสร้างความสมดุลให้ชีวิต
การที่เราจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆไม่ได้หมายความว่า เราต้องทำเฉพาะสิ่งที่เราเห็นว่าสำคัญเท่านั้น ชีวิตคนเรามีทั้งเรื่องที่สำคัญและไม่สำคัญ สำคัญมากและสำคัญน้อย แต่ชีวิตคนเราก็ต้องมีหลายสิ่งประกอบกันจึงจะสามารถดำรงชีวิตอยู่ได้และมีความพร้อมเพียงพอที่จะไปทำสิ่งที่ตั้งใจไว้ให้สำเร็จ ฉะนั้น ในการจัดสำดับความสำคัญเราต้องทำอย่างสมดุล เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประโยชน์สูงสุดในระยะยาว
ตัวอย่างเช่น งานสำคัญก็จริง แต่สุขภาพก็สำคัญ หากเรามุ่งมั่นทำแต่งาน จนไม่มีเวลาพักผ่อนให้เพียงพอ ในที่สุดสุขภาพก็จะทรุดโทรมจนไม่มีกำลัง อารมณ์ และสติปัญญาที่จะไปทำงานนั้นอยู่ดี แล้วงานนั้นก็จะล้มเหลวหรือสำเร็จน้อยกว่าที่ควรจะเป็น
หรือหากทำแต่งานจนละเลยให้เวลากับครอบครัว ในที่สุดแม้งานจะประสบความสำเร็จ หากแต่ครอบครัวล้มเหลว ความสำเร็จนั้นก็ไร้ค่า มีคำกล่าวหนึ่งกล่าวว่า “คนที่ล้มเหลวทุกเรื่องแต่สำเร็จเรื่องครอบครัว ก็ยังถือว่าคนนั้นประสบความสำเร็จแล้ว แต่คนที่สำเร็จทุกเรื่อง ยกเว้นเรื่องครอบครัว ก็นับว่าเขาผู้นั้นล้มเหลว”
หรือหากทำแต่งานจนละเลยการเข้าเฝ้านมัสการพระเจ้า ในที่สุดชีวิตฝ่ายจิตวิญญาณก็ล้มเหลวซึ่งก็จะนำไปสู่ความล้มเหลวอื่นๆตามมา มีคำกล่าวที่น่าฟังอันหนึ่งกล่าวว่า “'การไม่ให้เวลาอธิษฐานคือการเตรียมตัว ก็จะเสียเวลา” หรือดังที่พระธรรมสดุดี 127:1 กล่าวว่า “ถ้าพระเจ้ามิได้ทรงสร้างบ้าน บรรดาผู้ที่สร้างก็เหนื่อยเปล่า ถ้าพระเจ้ามิได้ทรงเฝ้าอยู่เหนือนคร คนยามตื่นอยู่ก็เหนื่อยเปล่า”
นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่ดูเหมือนสำคัญน้อย แต่ก็ขาดไม่ได้ ยังจำเป็นต้องมีบ้าง เช่น การคุยกับเพื่อนฝูง การดูทีวี การเข้าห้องน้ำ การพักผ่อน ฯลฯ
ในความสมดุลเราต้องจัดว่าอะไรสำคัญมากที่สุด อะไรสำคัญมาก อะไรสำคัญเท่าๆกัน อะไรสำคัญปานกลาง อะไรสำคัญน้อย อะไรไม่สำคัญแต่ต้องมีไว้บ้าง และอะไรไม่สำคัญเลยและตัดทิ้งได้ อะไรตัดทิ้งได้ก็ตัด แล้วนำมาจัดให้ลงตัวและมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยยึดหลักว่า “ทุ่มเททำสิ่งสำคัญมากให้สำเร็จ และรักษาสิ่งสำคัญน้อยพอไม่ให้เสียหาย”
การจัดลำดับความสำคัญด้วยการทำตารางเวลา
ในการจัดลำดับความสำคัญในภาคปฏิบัติ สิ่งสำคัญที่สุดที่เราต้องจัดการคือเวลา เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด เป็นสิ่งที่มีจำกัด หาเพิ่มได้ยาก เสียไปแล้วเรียกกลับคืนมาไม่ได้ เวลาเป็นทรัพยากรพื้นฐานที่ทำให้เรามีทรัพยากรอย่างอื่นได้ด้วย เช่น ถ้ามีเวลาก็สามารถทำงานได้ดี มีเวลาก็ทำให้มีแรงทำงาน มีเวลาทำให้หาเงินได้ มีเวลาทำให้มีสมาธิจดจ่อ การทำตารางเวลาจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด เราทำได้ดังนี้
1. จดรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละสัปดาห์ และแต่ละเดือนหรือวางแผนล่วงหน้า 1-2 ปี
2. จัดลำดับความสำคัญของรายการต่างๆ โดยพิจารณาในเรื่อง
1) ความสำคัญและความเร่งด่วน โดยแบ่งเป็น
(1) สิ่งสำคัญและเร่งด่วน เช่น งานในแต่ละวัน
(2) สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น แผนอนาคต การใช้เวลากับครอบครัว การซักรีด
การออกกำลังกาย
(3) สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เช่น รับโทรศัพท์ เข้าห้องน้ำ
(4) สิ่งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น ดูหนังฟังเพลง
2) ความสำคัญและการกินเวลา โดยแบ่งเป็น
(1) สิ่งสำคัญและใช้เวลามาก เช่น การนอน การเรียน การทำงาน
(2) สิ่งสำคัญและใช้เวลาไม่มาก เช่น การอาบนํ้า ทานอาหาร ออกกำลังกาย
(3) สิ่งไม่สำคัญแต่ใช้เวลามาก เช่น รดน้ำต้นไม้
(4) สิ่งไม่สำคัญและใช้เวลาไม่มาก เช่น เที่ยวเตร่ เดินดูของตามห้างสรรพสินค้า
อย่างไร้จุดหมาย
- จัดวางรายการต่างๆ ให้อยู่ในช่วงเวลาที่เหมาะสม ควรจัดวางสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนให้อยู่ในช่วงเวลาที่เราทำงานได้ดีที่สุดก่อน และสิ่งอื่นรองลงไป พิจารณาว่ามีอะไรที่ตัดทิ้งได้ ลดเวลาได้ ปรับการใช้เวลาได้ โดยคำนึงถึงเวลาที่มีจำกัด
- วางแผนการใช้เวลาของแต่ละวันล่วงหน้า โดยเขียนเป็นตารางเวลาและระบุว่าในแต่ละวันจะทำอะไรบ้าง จะทำในเวลาไหร่หรือเท่าใด ตั้งแต่ตื่นนอนจนเข้านอน
- วางแผนทีละสัปดาห์และพยายามรักษาวินัยที่จะทำตามนั้น ทำแผนล่วงหน้าเช่นนี้ทุกสัปดาห์
วิธีจัดลำดับความสำคัญด้วยการทำงบประมาณการเงิน
เราสามารถบริหารจัดการเรื่องเงินโดยใช้หลักการเดียวกับเรื่องเวลาได้
1. จดรายการสิ่งที่ต้องใช้จ่ายในแต่ละสัปดาห์ และแต่ละเดือน
2. จัดลำดับความสำคัญของรายการค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยพิจารณาในเรื่อง
1) สิ่งที่สำคัญและต้องใช้เงินมาก เช่น ค่าใช้จ่ายเรื่องปัจจัยสี่ ค่าเล่าเรียน ค่ารถไปเรียน ไปทำงาน ค่าน้ำค่าไฟ
2) สิ่งที่สำคัญ แต่ใช้เงินไม่มาก เช่น ค่าสบู่ ยาสีฟัน
3) สิ่งที่ไม่สำคัญ และใช้เงินไม่มาก เช่น ค่าของกินเล่น
4) สิงที่ไม่สำคัญ แต่ใช้เงินมาก เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับสิ่งฟุ่มเฟือยราคาแพงทุกชนิด ค่าตั๋ว
คอนเสิร์ต ค่าการแต่งกายตามแฟชั่น
- จัดงบประมาณสำหรับรายการค่าใช้จ่ายต่างๆให้อยู่ในงบประมาณที่เหมาะสม ควรจัดวางสิ่ง
ที่สำคัญและต้องใช้จ่ายมากก่อน และสิ่งอื่นรองลงไป พิจารณาว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรที่ตัดทิ้งได้ลดได้ ปรับการใช้จ่ายได้ โดยคำนึงถึงเงินที่มีจำกัด
- ทำงบประมาณรายรับรายจ่ายของแต่ละอาทิตย์ แต่ละเดือน งบประมาณทั้งปี และกำหนดออกมาว่า
แต่ละเดือนและแต่ละวันจะใช้จ่ายได้เท่าไหร่ พยายามรักษาวินัยให้ทำตามงบประมาณที่ได้กำหนดเอาไว้
การบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น
นอกจากการจัดลำดับความสำคัญด้วยการจัดตารางเวลาและงบประมาณแล้ว เรายังสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้นโดยการปรับปรุงระบบวิธีใช้เวลา และวิธีใช้เงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยพยายามทำสิ่งต่างๆให้ได้คุณภาพเท่าเดิมแต่ใช้เวลาน้อยลง หรือคุณภาพเท่าเดิมแต่ใช้เงินน้อยลง ให้เราเห็นคุณค่าของการประหยัดเวลาได้แม้เพียง 5 นาที หรือประหยัดเงินได้แม้เพียง 5 บาท เราอาจทำได้หลายวิธี เช่น
1.ลดขั้นตอนการทำงาน ตัดขั้นตอนที่ซํ้าซ้อนหรือต้องทำซํ้าโดยไม่จำเป็น เช่น ทำงานครั้งแรกให้เสร็จเรียบร้อยเพื่อจะได้ไม่ต้องมาแก้ไขครั้งแล้วครั้งเล่า
2.ทำงานให้รวดเร็วขึ้น ไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง
3.ใช้เวลากับสิ่งต่างๆ เท่าที่จำเป็นเท่านั้น อย่านานเกินจำเป็นไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์ การพูดคุย การดูโทรทัศน์ การเข้าห้องนํ้า การทานอาหาร การนอน การประชุม เป็นต้น หาวิธีที่ทำสิ่งต่างๆเหล่านี้โดยใช้เวลาน้อยลงแต่ได้ประสิทธิภาพเท่าเดิม
4.กระจายงานหรือฝึกคนอื่นให้ทำงานแทนเราบ้างหรือสร้างระบบที่สำเร็จรูปขึ้นมาแล้วให้คนอื่นทำตามระบบที่เราตั้งไว้ เพื่อเราจะได้ไม่ต้องทำงานนั้นใหม่ทุกครั้ง
5. จัดระบบเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อให้หยิบใช้ได้รวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา หรือเรื่อง
อื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกัน
6.ใช้เครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายตามความเหมาะสม เช่น ใช้คอมพิวเตอร์
แทนเครื่องพิมพ์ดีด ใช้โทรศัพท์แทนการเดินทาง ใช้อีเมล์แทนจดหมายธรรมดา ใช้รถไฟฟ้าแทนรถส่วนตัวจะได้ไม่ต้องเสียเวลาหาที่จอด เป็นต้น
7.เตรียมการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อจะไม่ใช้เวลาประชุมนานโดยไม่จำเป็น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น